.jpg)
PRIVACY VERKLARING TRAJECTUM NOTARIAAT
Deze privacy verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens:
| Naam kantoor: | Trajectum Notariaat |
| Adres: | Maliebaan 48A |
| Postcode / Plaats: | 3581 CS Utrecht |
| Contactpersoon: | mevrouw mr. Harriët van Zenderen |
| E-mailadres: | h.vanzenderen@trajectumnotariaat.nl |
Onze dienstverlening:
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
a. het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
b. om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
c. voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten:
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden
dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er
niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er
wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie
Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs
van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens
die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen
geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten:
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
a. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van dienstverlening waaraan geen notariële
akte is gekoppeld, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
- advisering met als rechtsgrond de met ons kantoor gesloten overeenkomst van opdracht;
- opstellen van onderhandse akten met als rechtsgrond de met ons kantoor gesloten
overeenkomst van opdracht;
- afwikkeling van nalatenschappen met als rechtsgrond de met ons kantoor gesloten
overeenkomst van opdracht.
b. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen
heeft het volgende doeleinde en bijbehorende rechtsgrond:
- bevestiging van de echtheid van de handtekening op verzoek met als rechtsgrond de met
ons kantoor gesloten overeenkomst van opdracht.
c. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen
in de keten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgrond:
- informatieverschaffing en facilitering van samenwerking in de keten met als rechtsgrond
verleende toestemming;
d. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de financiële administratie heeft het
volgende doeleinde en bijbehorende rechtsgrond:
- kenbaarheid van financiële rechten en verplichten met betrekking tot cliënten, debiteuren,
crediteuren en personeelsleden op grond van een wettelijke verplichting.
e. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de personeelsadministratie heeft de
volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
- personeelsmanagement op grond van een wettelijke verplichting;
- aanleg en beheer van de salarisadministratie op grond van een wettelijke verplichting.
f. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het aannemen van personeel heeft het
volgende doeleinde en bijbehorende rechtsgrond:
- selectie en werving van personeel met als rechtsgrond verleende toestemming.
g. De verwerking van persoonsgegevens kan ook plaatsvinden op basis van een gerechtvaardigd
belang.
Bron van verwerkte persoonsgegevens:
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
a. Openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel en de Rechtbank;
b. Betrokken makelaar en/of andere betrokken adviseur in verband met een (koop)overeenkomst
waarin u één van de partijen bent;
c. Betrokken hypotheekadviseur en/of betrokken geldverstrekker in verband met een overeenkomst
waarin u één van de partijen bent;
d. Betrokken accountant en/of betrokken administratiekantoor en/of andere betrokken adviseur;
e. Betrokken bank en/of andere betrokken financiële instelling;
f. Betrokken schenker;
g. Betrokken executeur;
h. Basisregistratie Personen (BRP).
Doorgeven van uw persoonsgegevens:
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
a. Belastingdienst;
b. Registerhouders, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel en de Rechtbank;
c. Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB);
d. Centraal Digitaal Repertorium (CDR), Centraal Testamenten Register (CTR) en Centraal
Levenstestamenten Register (CLTR).
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens:
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens:
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een schriftelijke en origineel door u ondertekende aanvraag, welke (indien ons kantoor dit verlangt) van een legalisatie is voorzien, via de contactgegevens uit deze privacyverklaring.
U kunt de aanvraag ook persoonlijk bij ons op kantoor komen doen, nadat u daarvoor met ons een afspraak heeft gemaakt.
Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene :
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag (zoals het notariële ambtsgeheim) waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan; wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie:
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, zal een nieuwe akte (van rectificatie dan wel van verbetering van een kennelijke misslag) moeten worden opgesteld.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’):
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking:
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens:
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt.
Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor:
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via mevrouw mr. Harriët van Zenderen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Aanpassing privacy verklaring:
Trajectum Notariaat behoudt zich het recht voor om deze privacy verklaring aan te passen. Deze privacy verklaring kan worden geraadpleegd op de website van ons kantoor: www.trajectumnotariaat.nl.
Deze Privacy Verklaring is opgesteld op 23 mei 2018.